Gli Enti del Terzo settore (ETS) che ricevono finanziamenti da enti pubblici o privati per la realizzazione di progetti specifici sono tenuti a rendicontare l’utilizzo delle risorse ricevute.
La rendicontazione è il processo di consuntivazione delle spese effettivamente e definitivamente sostenute per la realizzazione del progetto. Tale processo è finalizzato a dimostrare:
- lo stato di avanzamento finanziario del progetto (spesa effettivamente sostenuta);
- lo stato di avanzamento fisico del progetto;
- il rispetto dei requisiti e degli adempimenti per ottenere l’erogazione del finanziamento.
La rendicontazione è un processo complesso che richiede la produzione di una serie di documenti che attestano l’avvenuta realizzazione del progetto, nonché il corretto utilizzo dei fondi.
La normativa di riferimento per la rendicontazione dei progetti finanziati è spesso costituita da specifiche Linee guida o ai Regolamenti emanati dall’ente finanziatore.
Tali documenti si pongono l’obiettivo di fornire ai soggetti beneficiari, e agli eventuali loro partner di progetto, le regole per il rispetto dei criteri di ammissibilità della spesa e, quindi, il corretto svolgimento delle attività di gestione amministrativo-contabile e di rendicontazione delle spese.
Oltre alle Linee guida o all’eventuale Regolamento, è sempre opportuno fare particolare riferimento alla Convenzione sottoscritta oppure all’Avviso pubblico per la selezione dei progetti da finanziare. Tali ulteriori documenti, infatti, costituiscono la lex specialis regolatrice delle modalità di selezione, esecuzione e rendicontazione dei fondi messi a bando.
In linea di massima, gli adempimenti generali per la rendicontazione di un progetto finanziato da un ente pubblico o privato includono:
- la presentazione di una relazione descrittiva delle attività svolte, i risultati ottenuti e dell’impatto del progetto;
- la presentazione di un rendiconto finanziario, volto ad illustrare le spese sostenute e le entrate ricevute;
- la conservazione di tutti i documenti giustificativi delle spese sostenute.
Ne consegue che – come è evidente – la grande protagonista dell’attività di rendicontazione non può che essere la “spesa”.
Le spese rendicontabili devono essere debitamente rappresentate e giustificate da idonea e inequivocabile documentazione, pena la loro non ammissibilità.
Inoltre, normalmente, è richiesto che la documentazione giustificativa sia immediatamente e puntualmente collegabile all’importo rendicontato, in modo da rendere facilmente dimostrabile l’esistenza, la pertinenza e la ragionevolezza della voce di spesa, nonché conservata in originale presso il soggetto beneficiario, allo scopo di agevolare eventuali audit di controllo da parte dell’Ente finanziatore.
Ma quali sono, nel dettaglio, i criteri di ammissibilità della spesa?
Possono certamente elencarsi i seguenti
a. L’effettività. Sono ammissibili le spese effettive, ossia quelle realmente sostenute e riferite al progetto ammesso al finanziamento.
b. La Coerenza. Le spese sostenute devono essere coerenti con quanto previsto nel budget approvato o in una sua rimodulazione, in particolare con le finalità e i contenuti del progetto presentato e approvato.
c. Riferibilità temporale al periodo di attuazione del progetto. Su ogni rendiconto presentato deve essere riportato il periodo temporale di riferimento. Generalmente, sono ammissibili le spese sostenute dal giorno successivo alla comunicazione di ammissione al finanziamento fino alla data di sua conclusione del progetto, fermo restando che le stesse possono essere, di norma, fatturate e quietanzate entro i 60 gg. successivi concessi per la presentazione del rendiconto finale.
d. Comprovabilità. I titoli di spesa devono essere giustificati da fatture quietanzate o da documenti equivalenti. I giustificativi di spesa devono contenere il riferimento allo specifico intervento svolto e, ove possibile, anche allo specifico progetto finanziato.
e. Tracciabilità. Sono considerati ammissibili tutti i pagamenti relativi allo specifico intervento svolto, connesso al progetto finanziato, effettuati attraverso l’utilizzo di adeguati strumenti finanziari (mandati di pagamento, bonifici, assegni non trasferibili, ecc.), ad eccezione dei pagamenti in contanti.
f. Limite autorizzato. Le spese non devono superare i limiti stabiliti, per natura e/o importo, dal progetto approvato, fatta salva l’eventualità di compensazioni che normalmente sono ammissibili entro una percentuale stabilità (mediamente il 20%) e previa autorizzazione del soggetto finanziatore.
Si è detto che, in fase di rendicontazione, le specifiche spese sostenute devono essere opportunamente dettagliate, ferma la loro divisione in macro-categorie di costi, in un prospetto nel quale siano esposti in modo chiaro i procedimenti di calcolo e i documenti contabili.
E così, ad esempio, tra i “Costi diretti”, rientreranno:
- i costi relativi alle risorse umane coinvolte, attraverso contratti di lavoro, collaborazioni o incarichi professionali, con una suddivisione che tenga conto dell’impiego del personale interno, nonché del personale esterno eventualmente contrattualizzato;
- i costi per trasferte, vitto, alloggio e trasporti sostenuti dal personale interno ed esterno nell’espletamento dell’incarico nell’ambito del progetto;
- le spese relative ai materiali e alle attrezzature nella misura e per il periodo in cui sono indispensabili e utilizzati per il progetto;
- i costi occorrenti per beni o per servizi svolti da terzi, purché si tratti di beni o attività specialistiche o di tipo meramente accessorio o strumentale rispetto alle finalità proprie o caratterizzanti del progetto.
Quanto ai “Costi indiretti”, generalmente sono ammissibili le spese generali sostenute dall’Ente – quali ad esempio, affitto, pulizia di locali, riscaldamento, illuminazione, telefono, collegamenti telematici, ecc. – in una misura forfettaria (Es. 10%) dei costi diretti rendicontati e giudicati ammissibili in sede di controllo.
Per facilitare la rendicontazione del progetto, è consigliabile:
- la predisposizione di un piano di lavoro dettagliato che includa le attività da svolgere, i tempi di realizzazione e le risorse necessarie;
- la conservazione di tutti i documenti giustificativi in modo ordinato e facilmente accessibile;
inoltre, è sempre opportuna la richiesta di chiarimenti all’ente finanziatore in caso di dubbi o perplessità.
Come è evidente, la rendicontazione di un progetto finanziato è un adempimento importante che richiede attenzione e cura. Il rispetto delle normative e degli accorgimenti giuridici sopra elencati è fondamentale per evitare contestazioni da parte dell’ente finanziatore.
È importante che le ETS si conformino alle direttive dell’Ente finanziatore – siano esse Linee Guida o Regolamenti, nonché Convenzioni e/o Avvisi – per garantire la corretta gestione dei fondi e per evitare potenziali sanzioni o il rischio di dover restituire i finanziamenti ricevuti.
La formazione specifica sulla rendicontazione dei progetti finanziati può aiutare gli ETS a navigare con successo tra le complessità della gestione finanziaria dei progetti, assicurando che tutti i requisiti siano soddisfatti.
Rivolgersi a un consulente specializzato o a un professionista del settore con una solida esperienza in materia di rendicontazione e gestione finanziaria dei progetti del Terzo Settore offre numerosi vantaggi. Questi esperti non solo sono aggiornati sulle ultime normative e requisiti di rendicontazione, ma possiedono anche le competenze necessarie per navigare le complessità amministrative e finanziarie associate alla gestione dei fondi. La loro guida può aiutare a evitare errori comuni, ottimizzare le risorse disponibili e garantire che tutti gli obblighi di rendicontazione siano soddisfatti efficacemente e tempestivamente.
